Som arbeidsgiver har du plikt til å forebygge og følge opp sykefravær. Dette følger av arbeidsmiljøloven og presiseres i Arbeidstilsynets veiledning om sykefraværsoppfølging. Oppfølgingen skal være systematisk, dokumentert og ta utgangspunkt i arbeidsevne, ikke diagnose.
Den første samtalen legger grunnlaget for resten av oppfølgingen.
Ta kontakt tidlig
Tidlig kontakt er god praksis. Mange virksomheter har rutine for å ta kontakt første fraværsdag. Hensikten er å få avklaring og støtte. En enkel og respektfull samtale kan skape trygghet og forebygge unødvendig langvarig fravær.
Spør hvordan den ansatte har det. Spør om det finnes en formening om varighet. Spør om det er forhold i arbeidssituasjonen dere bør være oppmerksomme på.
Unngå spørsmål om diagnose eller behandling. Arbeidsgiver har ikke rett til slike opplysninger, og de er heller ikke nødvendige for å ivareta oppfølgingsansvaret.
Se hvordan Falck bistår med sykefraværsoppfølging.
Snakk om arbeidsevne
Arbeidstilsynet understreker at oppfølging skal handle om arbeidsevne. Det innebærer at dialogen skal dreie seg om hva den ansatte kan gjøre, helt eller delvis, og hvilke tilpasninger som kan være aktuelle. Arbeidsgiver har plikt til å tilrettelegge arbeidet så langt det er mulig for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Denne plikten følger av arbeidsmiljøloven § 4-6.
Tilrettelegging kan innebære midlertidig justering av arbeidsoppgaver, arbeidstid, tempo eller organisering. Det kan også handle om fysisk tilpasning eller alternative oppgaver. Vurderingen skal være konkret. Det er ikke tilstrekkelig å konstatere at noen er sykmeldt. Arbeidsgiver skal aktivt vurdere hvilke muligheter som finnes.
Les mer om bedriftshelsetjenester fra Falck.
Forbered videre samtaler
Dersom fraværet varer, bør oppfølgingen struktureres videre. Arbeidsgiver skal utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker dersom sykefraværet varer utover en viss periode. Planen skal beskrive arbeidsevne, aktuelle tiltak og videre oppfølging.
Før en slik samtale bør leder forberede seg. Tenk gjennom hva som er observert, hva målet med samtalen er, og hvilke muligheter virksomheten faktisk har. Gi den ansatte informasjon om hva dere skal snakke om. Forutsigbarhet gjør det lettere å bidra aktivt.
Gjennomfør samtalen med struktur og respekt
Innled samtalen med å klargjøre hensikt og mål. Legg vekt på arbeidssituasjonen. Bruk åpne spørsmål og gi rom for refleksjon. Unngå anklagende formuleringer. Unngå “hvorfor”-spørsmål som kan oppleves som kritikk. Beskriv heller konkrete observasjoner og inviter til dialog. Dersom det avdekkes behov for endringer, skal dere sammen vurdere løsninger. Arbeidstaker har medvirkningsplikt og skal bidra i prosessen.
Avslutt med en felles oppsummering. Avklar hva dere er enige om, hva som skal prøves ut, og når dere skal evaluere. Oppfølgingen skal dokumenteres. Det er både et lovkrav og en viktig trygghet for begge parter.
Når fraværet blir langvarig
Noen sykefravær varer lenger enn planlagt. Da kan det være behov for mer strukturert og spesialisert oppfølging.
Falck sykefraværsprogram gir virksomheter en systematisk tilnærming til hele oppfølgingsløpet, fra tidlig dialog til tilbakeføring i arbeid. Programmet støtter både leder og HR i vurderinger, dokumentasjon og tiltak.
Ved langvarig eller sammensatt sykefravær kan ekspertbistand være aktuelt. Da kobles spesialisert kompetanse inn for å vurdere videre tiltak og muligheter for å komme tilbake i arbeid.
Les mer om Falck sykefraværsprogram
Les mer om ekspertbistand ved langvarig sykefravær
Når psykiske belastninger påvirker arbeid
Psykiske belastninger kan gi utslag i redusert konsentrasjon, initiativ eller samarbeid. Her er tidlig og trygg dialog særlig viktig. Arbeidsgiver skal ikke diagnostisere, men legge til rette for arbeid. Flere korte samtaler kan være mer hensiktsmessige enn en lang. Dersom behovet overstiger lederens kompetanse, bør HR, bedriftshelsetjeneste eller Nav involveres.
Les mer om psykososialt arbeidsmiljø og støtte fra Falck.
Struktur skaper trygghet
En god sykefraværsrutine er en del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Den skal tydeliggjøre ansvar, oppgaver og fremgangsmåte. Når rutinen er kjent og praktisert, reduseres risikoen for ulik behandling og misforståelser. Det gir trygghet for leder, HR og ansatte.
Ønsker dere en gjennomgang av deres sykefraværsrutiner?
Book et møte med en rådgiver i Falck
Referanser
Arbeidstilsynet. (u.å.). Oppfølging av sykefravær. www.arbeidstilsynet.no
Arbeidstilsynet. (u.å.). Tilrettelegging av arbeidet. www.arbeidstilsynet.no
Lovdata. (2005). Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). www.lovdata.no
Lovdata. (1997). Lov om folketrygd (folketrygdloven). www.lovdata.no